SPW – Menjadi produktif itu bukan soal manajemen waktu, tapi bagaimana bisa mengatur perhatian kita pada hal yang penting. Kali ini saya akan membahas buku dengan judul How to be a Productivity Ninja karya Graham Allcott.
Bagaimana menjadi produktif di era modern? Mungkin kita belajar kalau untuk jadi produktif harus belajar soal manajemen waktu, tapi hal ini kurang tepat. Bagaimana kalau kita tidak fokus ke manajemen waktunya tapi fokus pada hal yang sedang dikerjakan. Pola pikir ini akan mengubah cara pandang kita soal produktivitas.
Ingat menjadi sibuk itu bukan pandainya kamu bekerja. Bekerja itu harus ada hasilnya, bentuknya seperti apa atau pencapaian apa yang sudah dihasilkan. Jadi boleh dibilang waktu yang panjang seharusnya jangan jadikan tolok ukur produktivitas seorang. Saya mencoba merangkum dari buku How to be a Productivity Ninja menjadi tiga hal penting dari buku ini.
Pertama, Menjadi Produktif dengan Metode Ninja
Banyak orang sering mengeluh kalau hidup mereka tidak produktif. Mereka ingin menjadi orang yang super produktif dan mampu mengerjakan semua hal dengan baik. Namun perlu disadari kita tidak akan jadi sempurna. Sangat sedikit sekali orang yang bisa mengikuti jadwal yang sudah mereka tetapkan sebelumnya dengan sempurna.
Allcott memberikan perumpamaan kalau kita bisa belajar produktif seperti seorang Ninja atau dikenal sebagai productivity Ninja. Seorang Ninja itu harus bersikap tenang bahkan ketika jadwalnya sangat padat. Ninja selalu tenang dan berusaha menentukan prioritas satu persatu. Selain itu. Ninja itu kejam jadi dia bisa menolak tugas atau pekerjaan yang tidak sesuai dengan tujuan besarnya.
Dia juga bisa menghindari interupsi atau gangguan yang tidak berguna. Keahlian Ninja yang lain adalah dalam menggunakan senjata, namun dalam soal produktivitas bukan pedang atau pisau tapi memahami soal alur kerja dan manajemen waktu yang baik.
Kualitas lain dari seorang Ninja adalah jago beradaptasi. Dia mampu mengerjakan banyak hal dengan efisien dan tahu kapan harus pindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya. Namun di luar dari semua kehebatannya, Ninja itu tidak sempurna. Kadang tugasnya tidak selesai sesuai deadline, lupa mengerjakan sebuah tugas atau menghabiskan waktu seharian untuk media sosial. Hal ini tidak apa-apa karena fokus Ninja bukanlah untuk jadi sempurna namun konsistensi.
Jadi bagaimana menurut kamu, apakah kamu siap untuk menjadi productivity Ninja?
Kedua, Mengatur Perhatian
Dunia saat ini berisi begitu banyak informasi dan kita saling terhubung satu sama lain, namun ada fakta yang menarik. Perhatian kita merupakan sumber daya yang lebih terbatas dibandingkan dengan waktu. Jadi sebenarnya kunci produktivitas adalah bagaimana kita mengatur apa yang kita perhatikan daripada manajemen waktu.
Contohnya, pernahkah kamu di sore hari tapi masih banyak pekerjaan yang harus kamu kerjakan. Kamu masih punya waktu untuk mengerjakannya, tapi pada saat itu tidak ada ide. yang kamu lakukan cuma melamun saja. Dikondisi itu kamu sedang kehabisan perhatian untuk bisa bekerja.
Bagi Allcott perhatian seseorang itu ibaratnya sebuah uang yang terbatas. Jika kamu menghabiskan 80% perhatian kamu pada meeting yang tidak produktif, maka jangan heran kamu tidak punya energi yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan yang penting.
Manusia biasanya punya tiga jenis perhatian; proactive attention, active attention,dan Inactive Attention. Kita bahas satu persatu ya.
1. Proactive Attention adalah ketika kamu sedang fokus banget. Ibaratnya kamu sedang terhanyut pada apa yang sedang kamu kerjakan saat itu, tanpa sadar waktu berlalu begitu cepat. Ini adalah momen langka dan sangat berharga.
2. Active Attention adalah momen ketika kamu sedang bekerja tapi kadang masih suka mudah terganggu. Perhatian kamu kadang mulai teralihkan, tapi kamu masih bisa mengerjakan tugas.
3. Inactive Attentition adalah kondisi dimana kamu masih punya banyak pekerjaan tapi kamu tidak punya energi untuk mengerjakannya.
Setiap orang punya grafik perhatiannya sendiri, ada yang merupakan morning person, yaitu di pagi hari tingkat perhatiannya sangat tinggi, namun siang kesore hari terus menurun. Ada juga yang berbeda, mungkin saja di pagi hari tingkat perhatian kamu rendah namun siang menuju sore kamu sangat fokus. Kuncinya adalah bagaimana kamu bisa mengatur jadwal untuk mengerjakan hal yang paling penting disaat fokus kamu sangat tinggi.
Ketiga, Cara Kerja Produktif
Siapa di sini yang inbox email-nya selalu penuh? Mungkin saja ada orang yang inbox email-nya sampai ratusan atau bahkan ribuan. Ketika kita buka inbox email tanpa sadar sudah menghabiskan dua jam untuk membaca dan membalas email tersebut satu persatu, hal ini yang menghambat produktivitas.
Mungkin kita perlu berpikir ulang hubungan kita dengan inbox email. Ada tips yang menarik, jangan gunakan email sebagai to-do list. Banyak orang menggunakan email sebagai reminder apa yang harus dikerjakan. Namun kita lupa secara fungsional inbox email adalah tempat dimana email dikumpulkan, pekerjaan sebenarnya justru dilakukan diluar dari email. Ketika kamu mencampuradukkan inbox email sebagai to-do list, maka nantinya akan sulit untuk membedakan mana yang harus dikerjakan atau informasi terbaru yang bisa dikerjakan nanti.
Apakah kamu tipe orang yang suka menyalakan desktop atau notification email? Jika Iya, maka hal tersebut bisa jadi sumber gangguan. Ketika notifikasinya berbunyi, seketika perhatian kita mulai teralihkan. Kita jadi penasaran hal apa lagi yang baru, apakah ada hal penting yang harus dicek sekarang.
Selain email dalam bekerja kita pasti pernah berada dalam sebuah meeting, entah meeting itu kita yang buat atau kita yang diundang. Bagaimana caranya agar kita bisa menjalani meeting yang produktif? Allcott memberikan saran 40 : 20 : 40, jadi coba biasakan untuk fokus 40% perhatian kamu di tahap persiapan dan memastikan semuanya berjalan dengan baik. 20% perhatian saat berada di dalam meeting. Terakhir 40% sisanya untuk melakukan tindak lanjutnya.
Detail seperti ini, saat mempersiapkan sebuah meeting coba pikirkan apa yang ingin kalian capai dari meeting tersebut. Jangan tunggu meeting hingga setengah jam baru mulai dipikirkan, apa tujuan dari meeting-nya. Melalui persiapan yang matang soal apa tujuan yang ingin dicapai, maka pekerjaannya sudah diselesaikan dulu sebelum meeting-nya berjalan.
Selain itu, coba bayangkan sebuah meeting sebagai sebuah perjalanan. Ketika meeting dibuka kamu berusaha menjelaskan secara singkat soal meeting hari itu. Topiknya apa dan tujuan yang ingin kalian capai. Kemudian di fase pertengahan adalah fase eksplorasi dimana akan ada diskusi pertanyaan dan mulai terbentuk sebuah kesepakatan.
Di akhir sebuah pertemuan harusnya ada sebuah keputusan yang ini diambil atau kesepakatan terkait langkah apa yang ingin diambil. Setelah meeting selesai kebanyakan orang pergi begitu saja, maka harus ada orang yang menuliskan apa langkah selanjutnya. Apabila tidak, maka meeting itu boleh dibilang sia-sia. Jangan lupa juga kamu perlu menuliskan deadline kapan setiap orang harus berkontribusi untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Kesimpulan
Pertama, produktif itu bukan soal manajemen waktu. Kadang kita berpikir kalau kita tidak produktif karena tidak bisa mengatur waktu dengan baik, namun hal ini kurang tepat. Kita tidak produktif mungkin karena tidak mengatur perhatian dengan baik. Kita tidak secara sadar menaruh perhatian pada waktu dan topik yang tepat.
Kedua, manusia tidak sempurna. Orang yang produktif bukan orang yang sempurna 100% mengikuti semua jadwal yang telah dibuat. Ingat, kita bukan robot! Kita hanya manusia biasa yang kadang masih suka telat deadline, masih suka lupa, dan sebagainya. Intinya yang kita kejar bukanlah kesempurnaan, tapi konsistensi di tengah segala ketidak sempurnaan.
Ketiga, atur perhatianmu dengan baik. Setiap orang punya tingkat perhatian yang terbatas. Kita tidak bisa berharap kalau kita bisa bekerja 100% fokus setiap saat. Ada waktu dimana kita sepertinya terhanyut saat bekerja dan semuanya mengalir sempurna. Namun ada saatnya juga dimana di tengah deadline yang padat tapi tidak ada ide yang keluar, ini adalah hal yang normal. Kita perlu tahu kapan waktu dimana perhatian kita sedang berada di level tertinggi. Lalu gunakan waktu tersebut untuk mengerjakan hal yang paling penting.
Semoga bermanfaat. Bagi kamu yang telah selesai membaca artikel ini, tolong meninggalkan komentarnya, karena sebagai bentuk dukungan agar artikelnya terus-menerus mengalami pembaharuan. Terima kasih.
